Welcome to UCPH ERDA

Quick Start

New to ERDA?

If you haven't used ERDA before you need to first

I'm already on ERDA!

In case you already signed up, you can proceed with

You may also want to refer to the ERDA User Guide for a more thorough introduction, with help on getting started and making the most of your account.

About UCPH ERDA

University of Copenhagen - Electronic Research Data Archive (UCPH ERDA or just ERDA) is a storage, sharing and archiving facility provided by University of Copenhagen to employees and students. For now it is limited to the faculty of Science, but it may be extended to all of UCPH in the future. ERDA delivers centralized storage space for personal and shared files in addition to archiving of e.g. PhD theses and research data for safe-keeping and publishing. It also comes with a file synchronization service similar to Dropbox, but with the data stored locally at UCPH.

Frequently Asked Questions (FAQ)

How much storage space do I have on ERDA?

There's no space quota as such on the general ERDA storage, but the huge data sets known from high energy physics and bioinformatic databases are examples of data contents not considered suitable for ERDA. Anything within a few tens of terabytes should be fine, and we suggest that you just have a word with us if you want to store more than that.
ERDA also includes a file synchronization service called Seafile, and that particular part may not be so suitable for big data sets, so it comes with a quota of 100 GB per user.

Is My ERDA Data Replicated and Backed Up?

All data on ERDA is automatically replicated over multiple disks with RAID technology. We do not currently guarantee automatic and complete backup of ordinary data in your ERDA home folder or in the Workgroup shares. That would simply not make sense for the biggest data sets there. So only files explicitly duplicated with the Archive feature get backed up to tape. Eventually this will include off-site tape backup for extra safety. We recommend our Seafile file synchronization service for any small to medium sized data sets, for which you want automatic file versioning. With that solution you generally have the ability to recover deleted files or 'roll back' files to earlier versions.

Can I Share, Exchange and Publish Data in e.g. a Read-only Fashion on ERDA?

Yes, depending on the audience and dynamics of the data to share you can use one of three overall methods.
For permanent read-only publishing just create a new archive from your Archives page and make sure to mark it for public availability.
For more dynamic data you can either share in a read-write manner using the Workgroup shares or do read-only sharing with the Workgroup web pages. Both are built into the Workgroups and the web pages come in a public and in a group-wide flavor, where the publishing is done by Workgroup owners storing data in the public_base and private_base workgroup subdirectories respectively on ERDA. Your Workgroups page includes links to those and to the resulting web pages.
For quick data exchange with anyone and particularly people not on ERDA, we recommend the Share Link feature. From your Files page you can create a share link for a file or folder and choose what kind of read and write access share link recipients should be granted. A similar feature applies for any data you may store in our optional Seafile data synchronization service. Just use the share by email feature to similarly create upload or download shares with optional password and time limit. Both share link methods include the option to send out an invitation with the link directly on email, but they can of course also be manually distributed by other means.

How Are Workgroups Managed?

Workgroups can be created by VIP and TAP employees and the creator of a workgroup automatically becomes owner. All user management is left to the owner(s) without interaction from the ERDA system administrators. Co-owners and members can be added either directly using the Swedish numberplate alias of the user, or indirectly if the user requests owner-/membership on the Workgroups page, and the owner(s) follow the instructions then sent on email about adding the user with the full user ID format.

Why can't I use certain characters in file names?

ERDA prevents certain characters like "< > { | } * ? [ ]" in file names. You may already have run into similar limitations when naming files on your own PC or devices. In order to provide a secure and consistent experience across different platforms, web and advanced interfaces ERDA prohibits those and some more that are known to cause problems. Either because they are so-called control characters with a special potentially dangerous meaning on the storage systems or because they are known to interfere with the web interfacing and presentation. We are continuously evaluating the need for allowing more exotic characters but always with focus on not breaking existing interfaces and backends. Feel free to contact us about the possibility of allowing any additional characters that you may miss.

Can I get an ERDA account without a UCPH account?

It is possible but more complex to set up access even if you do not have a general UCPH account (i.e. the Swedish numberplate login). Our general username+password access described in the user guide relies on the OpenID login from KU Koncern-IT and they strictly use the UCPH user database.
We do provide an alternative access method with user certificates. To proceed with that you need to request and install one of our grid certificates as described on the corresponding getting started page. As you can see in the user-cert-import guide there, the certificate install process takes quite a few steps, but then at least login gets simpler afterwards. After installing your certificate you can use it in the ERDA sign up and log in with certificate.
IMPORTANT: please note that UCPH management requires such users not employed at UCPH to explicitly register with their affiliation to a local user. So please include a reference to your associate/advisor at UCPH Science in the comment field when you fill in the certificate request.

Questions and Support

The user guide provides basic information about using ERDA, but feel free to contact us using the email link at the bottom of the page in case you have any questions or comments (in English or Danish).

Terms of Use

ERDA comes with only few restrictions and they should be in line with basic common sense.
For the complete details please refer to the official terms of use always available from here.

Velkommen til UCPH ERDA

Hurtigt igang

Ny på ERDA?

Hvis ikke du har brugt ERDA før, skal du først igennem

Jeg er allerede på ERDA!

Hvis du allerede har tilmeldt dig ERDA, kan du gå direkte til

Vi anbefaler at du også ser nærmere på ERDA Brugervejledningen for en grundigere introduktion, med hjælp til at komme igang og få størst nytte af din konto.

Om UCPH ERDA

University of Copenhagen - Electronic Research Data Archive (UCPH ERDA eller blot ERDA) er et lager-, delings- og arkiveringssystem leveret af Københavns Universitet til ansatte og studerende. I første omgang er det begrænset til Det natur- og biovidenskabelige fakultet (Science), men på længere sigt vil det muligvis blive udbredt til hele KU. ERDA leverer centraliseret lagerplads for personlige - og delte filer samt arkiveringsfaciliteter til f.eks. Ph.D.-afhandlinger og forskningsdata for datasikring og publicering. Desuden tilbydes en filsynkroniserings-service i stil med Dropbox, men med datalagringen lokalt på KU.

Ofte stillede spørgsmål (OSS)

Hvor meget plads har jeg på ERDA?

Vi håndhæver ikke som sådan pladskvoter på selve ERDA datalageret, men kæmpe datasæt, som dem man kender fra højenergi-fysik eller bioinformatik-databaser, er eksempler på indhold, som ikke regnes for egnede til lagring på ERDA. Så længe vi taler datamængder op til en snes terabytes, skulle der ikke være nogen problemer. Hvis du gerne vil gemme mere end det, kan det sikkert også lade sig gøre - bare tag en snak med os om det.
ERDA inkluderer også en filsynkroniserings-service ved navn Seafile, og den er sandsynligvis ikke så velegnet til kæmpe datasæt, så den har en 100 GB kvote for hver bruger.

Er mine ERDA data replikerede og med backup?

Al data på ERDA er automatisk replikeret over flere diske v.h.a. RAID-teknologi. Vi garanterer ikke i øjeblikket automatisk og fuldstændig backup af almindelige data i din ERDA brugerfolder eller i Workgroup shares. For de største datasæt dér giver det simpelthen sjældent mening med sådan automatisk backup. Så kun filer som eksplicit er gemt som Archive bliver der gemt backup af på bånd. Med tiden vil det også inkludere bånd-backup på en fjernlokation for ekstra sikkerhed. Vi anbefaler vores Seafile filsynkroniserings-service til små og mellemstore datasæt, for hvilke man ønsker automatisk filversionering. I den løsning har man generelt mulighed for at kunne genskabe slettede filer eller 'spole tilbage' til tidligere versioner.

Kan jeg dele, udveklse og publicere ERDA data f.eks. så der kun er læse-adgang?

Ja, der er overordnet tre forskellige måder at gøre det på afhængigt af hvor dynamiske data er, og hvem du vil dele med.
Permanent skrive-beskyttet publicering gøres bedst med Archives og markering af at data skal arkiveres offentligt.
Når det drejer sig om dynamiske data er det muligt at dele med læse- og skrive-adgang via de almindelige Workgroup shares eller at lave skrivebeskyttet deling via de tilknyttede Workgroup web sider. Begge følger automatisk med alle Workgroups og sidstnævnte findes i en udgave med offentlig adgang og en kun for gruppens deltagere. Publicering den vej foregår ved at Workgroup ejere gemmer data i de tilhørende public_base hhv private_base workgroup undermapper på ERDA. På din Workgroups side finder du links til disse og til de resulterende web-sider.
Til hurtig udveksling af data med hvem som helst, herunder ikke mindst folk som ikke er på ERDA, kan vi anbefale Share Link metoden. Fra din Files side kan du oprette et share link og vælge hvilken kombination af læse- og skrive-adgang modtageren skal gives. En lignende funktionalitet findes for data gemt i den ekstra Seafile filsynkroniserings-service. Her hedder den del via e-post og tillader udover tilsvarende upload- og download-delinger også mulighed for kodeord og tidsbegrænsning. Begge share link metoder inkluderer muligheden for at udsende en invitation med link direkte på email, men det kan naturligvis også gøres manuelt via andre kanaler.

Hvordan styres Workgroups?

VIP- og TAP-ansatte kan oprette workgroups og de bliver derved automatisk ejere af den nye workgroup. Al brugerstyring er ejernes ansvar og foregår uden indblanding fra systemadministratorerne på ERDA. Medejere og medlemmer kan enten tilføjes direkte ved at indtaste brugerens svenske nummerplade på Workgroup Management siden eller ved at brugere anmoder om owner-/membership på Workgroups-siden, og ejerne følger de derved emailede instruktioner om at tilføje brugeren vha det komplette bruger-ID.

Hvorfor er der tegn jeg ikke kan bruge i filnavne?

ERDA afviser enkelte tegn så som "< > { | } * ? [ ]" i filnavne. Måske du allerede har oplevet lignende begrænsninger i navngivningen af filer på din PC eller andre enheder. For at kunne levere en sikker og ensartet brugeroplevelse på tværs af platforme, web og avancerede brugergrænseflader afviser ERDA disse og visse andre som er kendt for at skabe problemer. Hvadenten det er fordi de er såkaldte kontroltegn med en speciel og potentielt skadelig betydning på lagersystemerne eller fordi de vides at forstyrre web-brug og -visning. Vi evaluerer løbende på behovet for at tillade yderligere eksotiske tegn, hele tiden under krav om hverken at skade brugergrænseflader eller bagvedliggende systemer. Du er naturligvis velkommen til at kontakte os angående at få yderligere tegn du måtte savne tilladt.

Kan jeg oprette en ERDA-konto uden en KU-konto?

Det er muligt men mere besværligt at opsætte adgang selv hvis ikke du har en generel KU-konto (d.v.s. login med svensk nummerplade). Vores generelle adgangskontrol med brugernavn+kode, som beskrevet i brugervejledningen, benytter OpenID-login fra KU Koncern-IT og er dermed strengt knyttet til KUs brugerdatabase.
Vi tilbyder adgang med brugercertifikater som alternativ, og for at benytte den løsning skal du anmode om - og installere et af vores grid brugercertifikater, jvf den tilhørende sådan kommer du igang side. Som det fremgår af user-cert-import guiden dér, kræver certifikat-installationen en del trin, men i det mindste er login så efterfølgende simplere. Når du har installeret dit certifikat kan du bruge det i ERDAs tilmelding og log ind med certifikat.
VIGTIGT: bemærk at KU-ledelsen har bedt om at sådanne brugere ikke ansat på KU registrerer sig med eksplicit tilknytning til en lokal bruger. Så henvis venligst til din samarbejdspartner/vejleder på KU Science i kommentarfeltet når du anmoder om certifikatet.

Spørgsmål og hjælp

Brugervejledningen indeholder basal information om brugen af ERDA, men kontakt os gerne (på dansk eller engelsk) med spørgsmål og kommentarer v.h.a. email-linket nederst på siden.

Brugerregler

ERDA er kun begrænset af få regler, og de skulle gerne være i tråd med almindelig sund fornuft.
De fuldstændige detaljer vil altid være at finde i de officielle terms of use her fra siden.