Frequently Asked Questions (FAQ)

How much storage space do I have on ERDA?

There's no space quota as such on the general ERDA storage, but the huge data sets known from high energy physics and bioinformatic databases are examples of data contents not considered suitable for ERDA. Anything within a few tens of terabytes should be fine, and we suggest that you just have a word with us if you want to store more than that.
ERDA also includes a file synchronization service called Seafile, and that particular part may not be so suitable for big data sets, so it comes with a quota of 100 GB per user.

Is My ERDA Data Replicated and Backed Up?

All data on ERDA is automatically replicated over multiple disks with RAID technology. We do not currently guarantee automatic and complete backup of ordinary data in your ERDA home folder or in the Workgroup shares. That would simply not make sense for the biggest data sets there. So only files explicitly duplicated with the Archive feature get backed up to tape. This includes eventual remote tape backup for extra safety. We recommend our Seafile file synchronization service for any small to medium sized data sets, for which you want automatic file versioning. With that solution you generally have the ability to recover deleted files or 'roll back' files to earlier versions.

How do I Transfer Entire Folders to/from ERDA?

In the ERDA web interface you can only upload/download individual files, so if you e.g. want to upload an entire folder structure there, first pack the folder(s) in a zip or tar file, upload it as usual and then use unpack from the right-click menu on the uploaded file.
Likewise you can use pack on a folder in ERDA, download and unpack it locally.
Alternatively you can use the efficient file/folder handling described in the Advanced Data Access sections of the user guide. That makes ERDA appear like a network drive so that you can use your local file manager to copy entire folders to ERDA.

Can I Share, Exchange and Publish Data in e.g. a Read-only Fashion on ERDA?

Yes, depending on the audience and dynamics of the data to share you can use one of three overall methods.
For permanent read-only publishing just create a new archive from your Archives page and make sure to mark it for public availability.
For more dynamic data you can either share in a read-write manner using the Workgroup shares or make them read-only in the Workgroup administration. Similarly you can do read-only sharing and publishing through the Workgroup web pages. Both are built into the Workgroups and the web pages come in a public and in a group-wide flavor, where the publishing is done by Workgroup owners storing data in the public_base and private_base workgroup subdirectories respectively on ERDA. Your Workgroups page includes links to those and to the resulting web pages.
For quick data exchange with anyone and particularly people not on ERDA, we recommend the Share Link feature. From your Files page you can create a share link for a file or folder and choose what kind of read and write access share link recipients should be granted. A similar feature applies for any data you may store in our optional Seafile data synchronization service. Just use the share by email feature to similarly create upload or download shares with optional password and time limit. Both share link methods include the option to send out an invitation with the link directly on email, but they can of course also be manually distributed by other means. Share links can also be accessed with SFTP, FTPS and WebDAVS as described in the user guide.

Is it possible to get a DOI for my ERDA archive?

Yes, since June 2018 we integrate DOI registration.
A number of users have asked about the possibility of assigning a Digital Object Identifier (DOI) to their published ERDA archives. It is getting more common to use such DOIs in research papers in line with the open-access and Open science spirit. UCPH has a license to mint DOIs through DataCite and University IT has developed a service to help do that, which we've integrated with ERDA. In practice you create your ERDA freeze archive as usual and select yes for Make Dataset Publicly Available. When satisfied with the archive contents you click Finalize archive to permanently freeze it. Afterwards you can use the Request archive DOI button on the View archive details page to proceed with the UCPH DOI registration form. At KUNet you can find a more elaborate DOI introduction including a complete visual walk-through of the process to create an archive and assign a DOI. We guarantee the availability of ERDA archives for at least(!) 10 years and the same applies for the UCPH-minted DOIs.

How Are Workgroups Managed?

Workgroups can be created by academic staff (VIP) as well as technical/administrative staff (TAP) and the creator of a workgroup automatically becomes owner. All user management is left to the owner(s) without interaction from the ERDA system administrators. Co-owners and members can be added either directly using the Swedish numberplate or email alias of the user, or indirectly if the user requests owner-/membership on the Workgroups page, and the owner(s) follow the instructions then sent on email about adding the user with the full user ID format.

Can I have a shared or separate account for our project?

No, we cannot allow such accounts or account aliasing, mainly due to rules and regulations. In case of suspected or alleged abuse we need to be able to uniquely identify who did what and when, and all kinds of anonymous or shared accounts would prevent that. Please refer to the UCPH information security policy for further details about identity and traceability requirements.
So basically you need to use your own personal and clearly identifiable account for all logins. What you can do is to use Workgroups to store data in a shared group folder. In that way the data is not bound to your account specifically and you and your project group can easily manage all account access yourselves through the Workgroup admin page.
Similarly share links can be used for access to particular subfolders if you need to e.g. automate data upload from lab machines without storing your personal login there. Please refer to the user guide for more details.

Why can't I use certain characters in file names?

ERDA prevents certain characters like "< > { | } * ? [ ]" in file names. You may already have run into similar limitations when naming files on your own PC or devices. In order to provide a secure and consistent experience across different platforms, web and advanced interfaces ERDA prohibits those and some more that are known to cause problems. Either because they are so-called control characters with a special potentially dangerous meaning on the storage systems or because they are known to interfere with the web interfacing and presentation. We are continuously evaluating the need for allowing more exotic characters but always with focus on not breaking existing interfaces and backends. Feel free to contact us about the possibility of allowing any additional characters that you may miss.

How do I install and run software XYZ in Jupyter?

We've added Jupyter integration in ERDA, so that you can run interactive data analysis sessions e.g. in a Python or R environment with direct access to all your ERDA data.
A number of software packages are already available in the different ERDA Jupyter instances, but sometimes you may still want to run additional software there. For Python and Jupyter extension packages it may work to simply install temporarily with pip or pip3 inside the session via the Terminal in the main Jupyter Launcher window, or by writing a standard Python requirements.txt file in your ERDA home and run it interactively with something like pip3 install -r requirements.txt from the Jupyter Terminal.
Please note that you need to use python2 or python3 specifically if you want to use such pip or pip3 installed packages respectively directly from the Terminal.
Alternatively you can install Python software dependencies like e.g. the scikit-image package directly in the Jupyter Notebook itself by evaluating !pip3 install scikit-image in a cell.
At the moment installing software that requires compilation or come with other external dependencies is typically not supported. To ensure that packages you install will stick around between different sessions, specify the --user flag as part of the pip or pip3 install command. This will ensure that the package is installed into your own home __{service}_config__ directory which is persistent beyond the lifetime of a single Jupyter instance. You can contact us at our support email if you have additional software wishes. Then we will see if they can be fulfilled - but we can't give any promises.

What's wrong, web login suddenly says "No such user (xyz123@ku.dk)?"

If you already signed up to ERDA and had access but you begin receiving such errors it is likely that you hit an occasional problem we experience when UCPH IT changes primary email address of users in their central user database. This typically only happens in relation to significant employment status changes. ERDA just relies on the UCPH OpenID service for sign up and log in, so the change means that your existing account with e.g. xyz123@alumni.ku.dk is no longer recognized to belong to the ID which UCPH OpenID tells us you now have. Rest assured that your ERDA account remains intact, and usually we can fix the problem by assigning the new primary email alias to it. We just need you to contact us as described below to do so.

Can I get an ERDA account without a UCPH account?

Yes, as long as you need an ERDA account for a course, workshop or project collaboration with one or more employees at UCPH it is possible to get one - even if you don't have a general UCPH account.
Just use the tabs at the top to switch between the different sign up and log in methods. After the ERDA admins accept your non-UCPH log in account/access request you will receive a brief intro email explaining how to log in, either with your registered email and chosen password or with your x509 user certificate installed.
IMPORTANT: please note that UCPH management requires ALL such users not employed at UCPH to explicitly register their ERDA account with their affiliation to a current employee at UCPH. So please always include a reference to your peer at UCPH in the comment field when you fill in the OpenID or certificate account request form.

Can I keep my ERDA account after my UCPH employment/studies?

Yes, if you keep collaborating with one or more UCPH employees you can do so in line with the answer above.
Our general username+password access described in the user guide relies on the OpenID login from University IT and they strictly use the main UCPH user database. So only users with an active UCPH account can use that login.
However, we provide two alternative access methods, namely a similar username+password login using our own stand-alone OpenID login service, and another one relying on our x509 user certificates for added security.
You can sign up for a non-UCPH log in method to your ERDA account by opening one of the other tabs above, clicking the sign up button and filling the web form. You just need to make sure to enter values matching your current account in the form, as well as explicitly reference with whom at UCPH you will keep collaborating. Please ask us if in doubt.

Ofte stillede spørgsmål (OSS)

Hvor meget plads har jeg på ERDA?

Vi håndhæver ikke som sådan pladskvoter på selve ERDA datalageret, men kæmpe datasæt, som dem man kender fra højenergi-fysik eller bioinformatik-databaser, er eksempler på indhold, som ikke regnes for egnede til lagring på ERDA. Så længe vi taler datamængder op til en snes terabytes, skulle der ikke være nogen problemer. Hvis du gerne vil gemme mere end det, kan det sikkert også lade sig gøre - bare tag en snak med os om det.
ERDA inkluderer også en filsynkroniserings-service ved navn Seafile, og den er sandsynligvis ikke så velegnet til kæmpe datasæt, så den har en 100 GB kvote for hver bruger.

Er mine ERDA data replikerede og med backup?

Al data på ERDA er automatisk replikeret over flere diske v.h.a. RAID-teknologi. Vi garanterer ikke i øjeblikket automatisk og fuldstændig backup af almindelige data i din ERDA brugerfolder eller i Workgroup shares. For de største datasæt dér giver det simpelthen sjældent mening med sådan automatisk backup. Så kun filer som eksplicit er gemt som Archive bliver der gemt backup af. Det inkluderer også efterfølgende automatisk kopi til bånd på en fjernlokation for ekstra sikkerhed. Vi anbefaler vores Seafile filsynkroniserings-service til små og mellemstore datasæt, for hvilke man ønsker automatisk filversionering. I den løsning har man generelt mulighed for at kunne genskabe slettede filer eller 'spole tilbage' til tidligere versioner.

Hvordan overfører jeg hele foldere til/fra ERDA?

På dine ERDA websider kan du kun uploade/downloade enkeltfiler, så hvis du f.eks. vil uploade hele foldere den vej, må du først pakke dem i en zip- eller tar-fil, som du derefter uploader som vanligt og endelig udpakker med unpack fra højreklik-menuen på den uploadede fil.
Tilsvarende kan du bruge pack på en ERDA folder, downloade den pakkede fil og udpakke lokalt.
Alternativt kan du benytte den effektive fil/folder-håndtering som beskrevet i afsnittene om Avanceret datatilgang i brugervejledningen. På den måde kan ERDA tilgås som et netværksdrev så du kan benytte din almindelige filhåndtering til at kopiere hele foldere til og fra ERDA.

Kan jeg dele, udveklse og publicere ERDA data f.eks. så der kun er læse-adgang?

Ja, der er overordnet tre forskellige måder at gøre det på afhængigt af hvor dynamiske data er, og hvem du vil dele med.
Permanent skrive-beskyttet publicering gøres bedst med Archives og markering af at data skal arkiveres offentligt.
Når det drejer sig om dynamiske data er det muligt at dele med læse- og skrive-adgang via de almindelige Workgroup shares, samt at skifte sådanne shares til kun at give læse-adgang på administrationssiden. Det er også muligt at lave skrivebeskyttet deling og publicering via de tilknyttede Workgroup web sider. Begge følger automatisk med alle Workgroups og sidstnævnte findes i en udgave med offentlig adgang og en kun for gruppens deltagere. Publicering den vej foregår ved at Workgroup ejere gemmer data i de tilhørende public_base hhv private_base workgroup undermapper på ERDA. På din Workgroups side finder du links til disse og til de resulterende web-sider.
Til hurtig udveksling af data med hvem som helst, herunder ikke mindst folk som ikke er på ERDA, kan vi anbefale Share Link metoden. Fra din Files side kan du oprette et share link og vælge hvilken kombination af læse- og skrive-adgang modtageren skal gives. En lignende funktionalitet findes for data gemt i den ekstra Seafile filsynkroniserings-service. Her hedder den del via e-post og tillader udover tilsvarende upload- og download-delinger også mulighed for kodeord og tidsbegrænsning. Begge share link metoder inkluderer muligheden for at udsende en invitation med link direkte på email, men det kan naturligvis også gøres manuelt via andre kanaler.

Er det muligt at få et DOI til mit ERDA archive?

Ja, vi har fra juni 2018 haft DOI-registrering integreret.
En del brugere har spurgt til muligheden for at tildele en Digital Object Identifier (DOI) til deres publicerede ERDA archiver. Det bliver mere og mere almindeligt at benytte DOIer i forskningsartikler i tråd med open-access og Open science-ånden. KU har licens til at udstede DOIer via DataCite og KU-IT har udviklet en service til formålet, som vi har integreret med ERDA. I praksis laver du dit ERDA freeze archive som hidtil og sørger for at vælge yes til Make Dataset Publicly Available. Når du er tilfreds med indholdet i arkivet klikker du Finalize archive for at fryse det permanent. Derefter kan du benytte Request archive DOI-knappen fra View archive details til at gå videre med KU DOI registreringsformularen.
På KUNet findes en nærmere DOI-introduktion inklusiv en trinvis visuel gennemgang af hele processen med at lave et arkiv og tilknytte DOI. Vi garanterer tilgængeligheden af ERDA arkiver i mindst(!) 10 år og det samme gælder de KU-tildelte DOIer.

Hvordan styres Workgroups?

Videnskabeligt personale (VIP) såvel som teknisk/administrativt personale (TAP) kan oprette workgroups og de bliver derved automatisk ejere af den nye workgroup. Al brugerstyring er ejernes ansvar og foregår uden indblanding fra systemadministratorerne på ERDA. Medejere og medlemmer kan enten tilføjes direkte ved at indtaste brugerens svenske nummerplade eller email på Workgroup Management siden eller ved at brugere anmoder om owner-/membership på Workgroups-siden, og ejerne følger de derved emailede instruktioner om at tilføje brugeren vha det komplette bruger-ID.

Kan jeg få en delt eller særskilt konto til vores projekt?

Nej, vi kan ikke tillade sådanne delte eller særskilte konti, især pga love og regler. I tilfælde af mistanke eller anklager om kontimisbrug er det strengt nødvendigt at vi entydigt kan afgøre præcis hvem der gjorde hvad og hvornår. Det er helt uforeneligt med alle former for anonyme eller delte konti. Vi henviser til KUs Informationssikkerhedspolitik for nærmere detaljer omkring krav omkring identitet og sporbarhed. Hvad man kan gøre er at benytte Workgroups til at opbevare data i en delt gruppemappe. På den måde er data ikke bundet specifikt til din private konto og du og din projektgruppe kan nemt selv styre al kontoadgang dertil via Workgroup'ens admin-side.
Det er desuden muligt at benytte sharelinks til at give adgang til specifikke undermapper, i tilfælde af at man f.eks. har brug for at automatisere data-upload fra laboratoriemaskiner uden at have sit personlige login flydende rundt. Se venligst brugervejledningen for nærmere detaljer.

Hvorfor er der tegn jeg ikke kan bruge i filnavne?

ERDA afviser enkelte tegn så som "< > { | } * ? [ ]" i filnavne. Måske du allerede har oplevet lignende begrænsninger i navngivningen af filer på din PC eller andre enheder. For at kunne levere en sikker og ensartet brugeroplevelse på tværs af platforme, web og avancerede brugergrænseflader afviser ERDA disse og visse andre som er kendt for at skabe problemer. Hvadenten det er fordi de er såkaldte kontroltegn med en speciel og potentielt skadelig betydning på lagersystemerne eller fordi de vides at forstyrre web-brug og -visning. Vi evaluerer løbende på behovet for at tillade yderligere eksotiske tegn, hele tiden under krav om hverken at skade brugergrænseflader eller bagvedliggende systemer. Du er naturligvis velkommen til at kontakte os angående at få yderligere tegn du måtte savne tilladt.

Hvordan installerer og kører jeg software XYZ i Jupyter?

Vi har integreret Jupyter i ERDA, så man som bruger kan lave interaktiv dataanalyse i f.eks. Python eller R og med direkte adgang til alt sit ERDA-data.
Jupyter-miljøet har forskellige images med en stribe software-pakker installeret, men nogle gange kan det stadig være bekvemt at køre yderligere special-software. Nogle udvidelser til Python og Jupyter kan installeres midlertidigt med pip eller pip3 via en Terminal fra Jupyter hovedsiden, eller ved at skrive en standard Python requirements.txt fil i ens ERDA mappe og køre den ved Jupyter opstart med noget i stil med pip3 install -r requirements.txt fra Jupyter-terminalen.
Man kan alternativt installere Python software-afhængigheder som f.eks. scikit-image pakken direkte i Jupyter Notebooks ved at evaluere !pip3 install scikit-image i en celle.
I øjeblikket er installation af software som kræver kompilering eller har eksterne afhængigheder typisk ikke understøttet. Vi arbejder på at udvikle en gør-det-selv tilpasning af Jupyter-instanserne, så det i noget omfang bliver muligt. Indtil da er fremgangsmåden at skrive til vores support-email med evt ønsker om yderligere software. Så undersøger vi om det er muligt at tilføje - men vi kan ikke love noget.

Hvorfor melder web login pludselig "No such user (xyz123@ku.dk)?"

Såfremt du allerede har tilmeldt dig ERDA og haft adgang, men begynder at få den slags fejl, har du sandsynligvis ramt et problem vi engang imellem oplever når KU IT skifter primær email-adresse på brugere i deres centrale brugerdatabase. Det sker typisk kun i forbindelse med større ændringer i ansættelsesstatus. ERDA benytter bare KUs OpenID service ved tilmelding og log in, så ændringerne betyder at din eksisterende konto tilmeldt med f.eks. xyz123@alumni.ku.dk ikke længere genkendes som tilhørende det ID, som KUs OpenID fortæller os du nu har. Du kan være ganske rolig ift at din ERDA-konto forbliver intakt, og vi kan typisk løse problemet ved at tildele din nye ID dertil. Vi har bare brug for at du kontakter os derom som beskrevet nedenfor.

Kan jeg få en ERDA-konto uden en KU-konto?

Ja, sålænge du har brug for en ERDA-konto til et kursus, en workshop eller et projektsamarbejde med en eller flere ansatte på KU, er det muligt at få en konto - også selv om du ikke har en generel KU-konto.
Bare benyt fanerne øverst til at vælge mellem de forskellige tilmeldings- og login-metoder. Når ERDA-operatørerne har godkendt din anmodning om adgang uden KU-login, modtager du en kort intro-email med detaljer om log in, enten med din registrerede emailadresse og selvvalgte kode eller med dit installerede x509 brugercertifikat.
VIGTIGT: bemærk at KU-ledelsen har bedt om at ALLE sådanne brugere som ikke er ansatte på KU registrerer sig med eksplicit tilknytning til en aktuelt KU-ansat. Så henvis venligst til din KU-kontakt i kommentarfeltet når du anmoder om OpenID- eller certifikat-adgang i formularen.

Kan jeg beholde min ERDA-konto efter endt KU-ansættelse/-studium?

Ja, hvis du fortsat arbejder sammen med en eller flere ansatte på KU kan du beholde adgang til din konto jvf svaret ovenfor.
Vores generelle adgangskontrol med brugernavn+kode, som beskrevet i brugervejledningen, benytter OpenID-login fra KU IT og er dermed strengt knyttet til KUs brugerdatabase. Den kan derfor kun benyttes af brugere med en aktiv KU-konto.
Vi tilbyder dog to alternativer for adgang uden en KU-konto. Den ene er ligeledes med brugernavn+kode via vores egen selvstændige OpenID-login service og den anden benytter sig af vores x509 brugercertifikater for ekstra høj sikkerhed.
Du kan tilmelde log in uden KU-konto til din eksisterende ERDA konto ved at åbne en af de to andre faner øverst, klikke på tilmelding-knappen og udfylde web-formularen. Blot skal du være opmærksom på at udfylde formularens felter, så de stemmer nøjagtig overens med din nuværende konto, samt med specifik reference til hvem din KU-kontakt er. Spørg endelig hvis du er i tvivl.